En plusieurs années de collaborations avec plusieurs pharmacies, il apparaît que la maîtrise du stock des produits constitue l’un des points sensibles dans la gestion des officines. Malheureusement, et pour plusieurs raisons, beaucoup de pharmacies en Afrique sont confrontées à de sérieux problèmes liés à la gestion de leurs stocks, ce qui entraine entre autres un fort taux de péremption lors de leurs inventaires. Généralement, ces problèmes ont une grande incidence non seulement sur le bon fonctionnement des activités (ventes, inventaires, commandes, etc.), mais surtout entament sérieusement les ressources financières des pharmacies.

Une officine qui met en place un bon système de gestion de stock diminue son taux de rupture, améliore son approvisionnement et diminue de façon drastique son taux de produits périmés profitant ainsi d’une amélioration de sa trésorerie ainsi qu’une augmentation de la rentabilité de sa pharmacie.

Alors, comment améliorer votre système de gestion de stock afin de réduire votre taux de péremption ? Voici quelques conseils de nos experts qui vous aideront à changer rapidement la donne :

1- CONFIEZ LA GESTION DE VOTRE STOCK A UNE OU DEUX PERSONNES SPÉCIFIQUES

Pour des raisons d’insuffisance de ressources humaines, beaucoup de pharmaciens accordent la possibilité à presque tout leur personnel d’accéder et de manipuler tout ou partie des stocks de l’officine. C’est une pratique assez lourde de conséquences. Pour une gestion saine et sécurisée du stock d’une pharmacie, il faut en dédier la responsabilité à au plus deux membres du personnel sur la base de leurs compétences ou qui ont reçu la formation nécessaire en matière de gestion de stock.

Le(s) gestionnaire(s) de stock seront les seuls habilités à effectuer et réceptionner les commandes, à autoriser les approvisionnements des rayons, etc. Ainsi le risque d’erreur dû à des manipulations incontrôlées ainsi que les erreurs liées aux dates de péremption seront totalement réduites et le titulaire de l’officine pourra mieux contrôler et suivre tous les mouvements de stock.

2- RÉPARTISSEZ VOS PRODUITS PAR ZONE GÉOGRAPHIQUE

Une formule efficace qui vous permettra de mieux contrôler votre stock est de répartir vos produits exposés par zone comprenant une vingtaine de références produits au maximum. Cette organisation facilitera énormément le contrôle régulier de votre stock. Vous pourrez ainsi faire des inventaires partiels (ponctuels) par zone au lieu d’attendre l’inventaire global, vous pourrez faire l’inventaire partiel (ponctuel) par zone et à différents moments.

3- ACCORDEZ UN SOIN PARTICULIER A VOS RÉCEPTIONS DE COMMANDE

Comme souligné plus haut, la réception de commande dans une officine doit faire l’objet d’une attention particulière. Cette opération doit être exclusivement réservée aux membres du personnel en charge de la gestion des stocks. Lors de chaque réception, il est très important d’enregistrer attentivement la date de péremption des produits réceptionnés. C’est une étape capitale qui doit être bien maîtrisée par le personnel en charge du stock. Le choix de votre logiciel est aussi crucial en ce sens qu’il doive vous permettre à chaque réception de traiter séparément les réceptions destinées à la salle de vente et celles qui iront en magasin/réserve. Le gestionnaire de stock, grâce à des seuils de réapprovisionnement (en fonction des seuils de rentabilité, des ventes) pourra programmer automatiquement les mouvements du magasin vers les rayons plus efficacement.

4- GARDEZ UN ŒIL SUR LES STATISTIQUES DE ROTATION DES PRODUITS

Votre logiciel doit produire à la demande et/ou automatiquement des statistiques vous permettant d’anticiper et de prendre les meilleures décisions. Hebdomadairement, le responsable de stock et/ou le titulaire doit suivre particulièrement les statistiques des produits dormants, des produits les plus chers, des produits à faible rotation, etc. Une fois ces statistiques connues, la pharmacie pourra organiser des actions commerciales ayant pour objectif de ventiler ces produits pour qu’il ne reste pas trop longtemps en stock afin d’éliminer le risque de péremption. Ces actions commerciales peuvent être des promotions, des remises attractives, des animations commerciales, etc.

5- L’IMPORTANCE D’AVOIR UN OUTIL EFFICACE D’AIDE A LA VENTE

Il existe sur le marché plusieurs logiciels de gestion d’officine, mais très peu possède des systèmes d’aide à la vente prenant en compte les exigences de votre stock. La plupart des officines, au moment de choisir un logiciel de gestion, tiennent compte en grande partie du coût d’acquisition en faisant une impasse sur des fonctionnalités qui auraient pu leur faire économiser beaucoup d’argent sur le moyen et le long terme.

Entre autres fonctionnalités, les meilleurs logiciels de gestion doivent pouvoir à la fois, optimiser le temps de service lors de la vente, mais aussi inciter le vendeur à ventiler en priorité les produits à péremption plus proche grâce à un système d’alerte. Par exemple, lorsqu’un produit est proposé à la vente et qu’il existe en stock le même produit d’un lot antérieur ayant une date de péremption plus proche, le logiciel doit pouvoir l’alerter et lui notifier ce détail important. Avec une fonctionnalité pareille, vous êtes totalement sûr de limiter drastiquement votre taux de produits périmés dans votre stock.

Pour garder l’essentiel, si vous avez des problèmes liés à la gestion de stock ainsi qu’un fort taux de produits périmés à chaque inventaire, sachez qu’il existe des solutions. Ces solutions passent par la mise en place de bonnes pratiques de gestion au sein de votre officine ainsi que des contrôles périodiques. Et si en plus, vous optez pour un logiciel de gestion performant, vous gagnerez à terme en temps, en productivité et surtout vous ferez d’énormes économies financières.

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *