Selon Wikipédia, le rôle du pharmacien d’officine est la validation et la délivrance (dispensation) des ordonnances prescrites par les médecins, les conseils associés à la prise des médicaments, à l’hygiène, à la nutrition ou, plus globalement, à la santé publique. De manière annexe, le pharmacien vend aussi des produits de parapharmacie.

Il est donc évident que les officines de pharmacies sont des entreprises commerciales qui ont les mêmes contraintes que les autres entreprises. Par exemple, elles subissent le jeu de la concurrence et les réglementations fiscales. Aussi, la rémunération du pharmacien titulaire et de son équipe, la pérennité de l’enseigne dépendent de la rentabilité économique de l’activité.

Dans un contexte économique aussi challengeant, piloter son officine devient une activité à part entière pour un(e) pharmacien(ne) qui espère une entreprise prospère. Nous vous proposons dans cet article, quelques actions concrètes pour un meilleur pilotage de votre activité.

Comment piloter efficacement son officine ?

Il est primordial en tant que chef d’entreprise d’avoir un accès facile et à la demande à des informations vous permettant d’évaluer votre officine. Nous conseillons d’office d’investir dans des outils de gestion qui vous permettent de générer, de stocker et d’analyser les bons indicateurs pour voir en découler les informations essentielles au quotidien. Les indicateurs à suivre sont à déterminer en fonction de votre stratégie et des objectifs que vous vous êtes fixés.

Un pilotage efficace de votre activité nécessite de mettre en place un processus et de respecter quelques étapes.

Votre logiciel de gestion d’officine #LGO peut vous aider dans l’automatisation de ce process de pilotage. Définissez ce dernier et challengez votre éditeur sur son automatisation.

Selon notre expérience, quatre étapes sont capitales pour un meilleur pilotage dans une entreprise.

1. Fixer des objectifs clairs à atteindre

Il faut se fixer des objectifs avant de pouvoir les atteindre
Michael Jordan

Piloter une entreprise, c’est ni plus ni moins l’amener d’un point A à un point B qui soit cohérent avec les objectifs que nous nous fixons. Ils doivent être le reflet de notre stratégie. Vous devez avoir une vision claire de vos objectifs, savoir les communiquer à votre équipe, vos partenaires et connaitre les indicateurs à suivre pour une atteinte effective de ces derniers.

Par exemple, si l’un de vos objectifs est d’augmenter votre Chiffre d’affaires, votre politique pourrait être de revoir votre politique de prix, d’attirer plus de monde vers votre officine en organisant par exemple des séances de conseils à l’intérieur même de votre officine pour attirer plus de prospects.

Il est fortement conseillé, d’avoir un prévisionnel financier clair avant le début de chaque année qui vous donne une vision chiffrée de votre entreprise. Quel chiffre d’affaires projetez-vous de faire ? Avec quel niveau de dépenses ? Quels sont les recrutements nécessaires pour l’atteinte de ce chiffre ? etc.

2. Définir des indicateurs pertinents à suivre

Il est indispensable de faire constamment des analyses comparatives entre le prévisionnel établi et les chiffres réalisés au cours de l’année. Le prévisionnel est une feuille de route qui vous permet d’avoir une ligne directrice et surtout de savoir avec exactitude si vos objectifs seront atteints et quels sont précisément les écarts qui vous éloignent de votre objectif.

Faire l’analyse comparative susmentionnée, suppose au préalable de choisir les bons indicateurs à suivre. Il est par exemple pertinent d’évaluer :

  • Le Chiffre d’Affaires réalisé qui non seulement mesure la santé financière de votre officine mais vous permet de suivre sa croissance au fil des années.
  • Le panier moyen par client, qui peut aisément croître selon la stratégie mise en place par votre équipe et vous
  • Le nombre de clients reçus sur une période, qui vous permet de suivre les saisonnalités de votre activité pour mieux anticiper la suite
  • La marge, dont l’analyse doit être faite par activité. Par exemple connaitre distinctement la marge faite sur les produits bébés

3. Faire des bilans de mi-parcours

Un bilan de mi-parcours vous oblige à voir la réalité en face. Il vous emmène à comparer l’activité réalisée non seulement au prévisionnel établi mais aussi au chiffre d’affaires à la même date de l’année écoulée. Ce « reality check » est une étape cruciale pour faire les analyses nécessaires et ajuster votre stratégie en cours de route et donc ne pas vous retrouver en fin d’année surpris du résultat réalisé. Ce suivi régulier consistant à faire un état des lieux de votre niveau de stocks, vos achats, vos ventes, vos encours clients, vos encours fournisseurs etc, est nécessaire pour la mise en place d’outils cohérents et adaptés à votre activité.

Par exemple chez AS PHARM, nous faisons un bilan de mi-parcours tous les trimestres nous permettant de savoir quoi optimiser à quel moment, de savoir détecter par exemple une augmentation d’une charge spécifique versus l’année précédente, ou encore de savoir exactement quels investissements nous pouvons faire etc.

4. Écrire un plan d’actions

Les étapes citées ci-dessus vous permettent de vous rendre compte des points faibles et des points forts de votre officine. Pour améliorer votre rentabilité, vous devez accorder une attention particulière aux indicateurs que vous suivez et définir un plan stratégique vous permettant de prendre les bonnes décisions de gestion pour les améliorer.

L’environnement économique est de plus en plus challengeant pour les officines en ce sens que plusieurs produits vendus en officine de pharmacie sont aussi vendus dans d’autres commerces (déodorants, couches bébé etc.). La rentabilité de l’officine et son avenir passe donc par l’élaboration d’une stratégie claire avec des étapes clés à respecter. Un bon pilotage assure la pérennité de votre officine

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