Comment choisir son Logiciel de Gestion d’Officines ?

Un bon logiciel de gestion d’officines est un logiciel qui répond non seulement à vos besoins actuels mais qui est capable d’évoluer rapidement pour intégrer vos besoins futurs.

En cours d’installation ou avec des années d’expériences, une officine de pharmacie doit faire face à un certain nombre de problématiques, certaines bien connues et d’autres moins.

Le LGO (Logiciel de Gestion d’Officine) est le logiciel métier qui permet au pharmacien de pouvoir faire face de façon efficiente à ses différentes problématiques. Alors, vous ne devez pas prendre le choix de votre LGO à la légère. Nous allons dans cet article faire un récapitulatif des points de vigilance à avoir.

La pérennité du logiciel

Il s’agit de prendre en compte indépendamment du logiciel les facteurs extérieurs qui pourraient influencer positivement ou négativement le développement de ce dernier. S’assurer de la pérennité du logiciel est le premier focus que doit avoir le pharmacien. Pour valider cette dernière, il doit faire attention à :

  • la solidité financière de l’éditeur du logiciel, qui vous rassure sur le fait que votre éditeur vous accompagne sur du long terme
  • la capacité du logiciel à évoluer rapidement en intégrant de nouvelles fonctionnalités. Il s’agit ici de s’assurer de la qualité et de la réactivité de l’équipe derrière le logiciel
  • la couverture géographique et le nombre de pharmacies dans votre zone économique dans lesquelles le logiciel est installé
  • un contrat de maintenance raisonnable et solide (incluant le coût des dernières versions et les délais d’interventions. Ce point est très important et vous évite notamment les surprises lorsqu’il s’agit d’avoir une version évoluée et à jour de votre logiciel
  • la capacité du logiciel à gérer plusieurs bases; par exemple lorsque l’officine gère un stock e-commerce
  • la présence d’une base de données propre à l’activité pharmaceutique

La présentation du logiciel

Un LGO, comme tous les logiciels de gestion est constitué de fichiers de données et de fonctionnalités. Même si l’aspect attractif de son interface compte beaucoup pour l’adoption par votre équipe, nous allons plutôt nous appesantir sur les fonctionnalités. Elles peuvent être catégorisées comme ci-après :

Les fonctionnalités de base 

Une officine de pharmacie étant un commerce, le LGO doit pouvoir offrir les fonctionnalités de base d’un commerce de détail : la gestion de stocks, des ventes, des commandes, des fournisseurs etc. 

Les fonctionnalités spécifiques à l’officine

Ce sont des fonctionnalités qui ont un caractère règlementaire. A titre d’exemple, la DPMED1 au Bénin par une note circulaire demande depuis peu aux officines officines d’envoyer un récapitulatif des ventes de médicaments sous contrôle international. 

Ici, vous devez vous assurer que votre éditeur est capable de faire évoluer rapidement et sans vous faire faire d’énormes dépenses supplémentaires tant que vous êtes dans le périmètre fonctionnel de la gestion officinale. 

Les fonctionnalités complémentaires

Il s’agit des « Nice To have« . Ce sont par exemple des interfaces avec différents logiciels / systèmes permettant ainsi à l’officine d’échanger des données rapidement et aisément avec l’écosystème dans lequel elle se trouve. Nous pouvons citer par exemple les plateformes des assureurs, l’extranet des grossistes. Il est à préciser que dans la sous-région, tous les grossistes n’utilisent pas le code international des produits. Certains laboratoires, notamment indiens n’utilisent pas les mêmes nomenclatures. Il serait donc plus aisé pour vos opérations de commandes d’opter pour un logiciel qui soit capable de mémoriser le code identifiant les produits chez chaque grossiste avec qui vous travaillez.

Astuce : N’hésitez pas à demander un historique clair des évolutions du logiciel sur une période donnée

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