Gestion de stock quotidienne dans une officine : Conseils essentiels
La gestion de stock dans une officine pharmaceutique est un défi quotidien qui nécessite une attention constante pour garantir la disponibilité des médicaments tout en évitant les coûts inutiles.
Dans cet article, nous vous donnons quelques tips essentiels pour optimiser cette gestion au quotidien.
1- Analyse de la demande
Vous devez analyser la demande pour chaque produit. Dans cette analyse, suivez si possible les tendances de la demande en tenant compte des saisons et des maladies généralement présentes sur la saison.
Il est très fortement recommandé d’utiliser un logiciel de gestion qui vous permette d’avoir sans ambiguité le journal de stock de chaque produit sur une période bien large vous permettant ainsi d’anticiper sur vos besoins. Vous saurez donc dire quels produits sont les plus demandés et donc nécessitent un stock plus important.
2- Seuils de réapprovisionnement
Etablissez des seuils de stocks minimum et maximum pour chaque produit. Par exemple, AS PHARM vous permet même d’aller plus loin en renseignant également vos capacités rayons, notion un peu différente de la quantité maximum qui indique la quantité maximum que vos rayons peuvent contenir pour un produit donné.
Cela vous permet d’éviter à la fois les ruptures de commandes et le surstockage.
3- Rotation des stocks
La rotation des stocks est cruciale dans une officine. Il est conseillé d’utilisé la méthode PEPS (Premier Entré Premier Sorti) ou encore FIFO (First In First Out) pour utiliser le terme anglosaxon. Cette méthode vous permet de vendre en priorité les produits les plus anciens en se basant sur les dates de péremption.
AS PHARM embarque nativement une fonctionnalité qui oblige le vendeur à sortir en premier le produit à péremption proche, c’est à dire que même par inadvertance vos vendeurs ne pourront pas sortir un produit tant que vous en avez en stock avec une péremption plus proche que celle que ce dernier va sortir. Demandez votre démo ici pour en savoir plus sur cette fonctionnalité
4- Suivi des Fournisseurs
La plupart de vos produits sont fournis par les grossistes répartiteurs qui sont des partenaires essentiels au bon fonctionnement de votre officine.
Nous vous conseillons d’évaluer régulièrement la performance de ces derniers tant liée aux délais de livraisons qu’aux finances (prix cession, marge des produits du fournisseur etc).
Il est également conseillé de faire un suivi de vos comptes fournisseurs dans votre logiciel de gestion pour que ce dernier soit votre seule source de vérité. D’expérience, il vous est très défavorable d’avoir un cahier ou encore un fichier excel pour suivre vos comptes fournisseurs.
5- Investissez dans votre outil de gestion
Toutes les stratégies d’entreprises mène à davantage de technologie. Pour un métier aussi réglementé que le vôtre, il est vital d’investir dans un logiciel qui évolue en fonction de votre secteur. Construire un progiciel métier comme celui dont une officine a besoin demande du temps et beaucoup d’investissements. Chez AS PHARM, nous sommes depuis sept(7) années maintenant au quotidien avec vous pour comprendre votre métier et mieux cerner les différents challenges auxquels vous faites face.
Utiliser les codes barres, QR Codes et autres outils de traçabilité fine améliorent la précision et permet à votre outil de pouvoir vous sortir des outils de reporting pour prendre des décisions éclairées.
6- Formation du personnel
Le philosophe Jean Bodin disait : « Il n’est de richesse que d’Hommes ».
Une entreprise ne peut fonctionner de manière autonome peu importe la qualité des outils qui sont mis à sa disposition.
Il est capital de vous assurer que votre personnel soit bien formé aux procédures de gestion de stock et à l’utilisation de votre principal outil de production.
Les sensibiliser à l’importance de la gestion de stock ne fait que réduire le gap entre la rentabilité financière de votre officine et vous.
